Bech-Bruun samarbejde

Coronavirus spreder sig hastigt i øjeblikket og selskaber pålægger i stadig stigende grad medarbejdere ikke at deltage i eksterne møder, større forsamlinger mv., ligesom myndighederne nu opfordrer til at udskyde eller aflyse alle arrangementer med mere end 1.000 deltagere.

Marts og april er højsæson for afholdelse af generalforsamlinger i børsnoterede selskaber og finansielle virksomheder, og udbruddet og spredningen af coronavirus giver derfor anledning til en række problemstillinger, som man som selskab, der skal afholde generalforsamling, kan blive nødt til at forholde sig til. Vi har nedenfor beskrevet en række af de forhold, som man skal være opmærksom på.

Kan selskabet aflyse en allerede indkaldt generalforsamling pga. COVID-19-situationen?
Ja, det er muligt for selskabets bestyrelse at aflyse en generalforsamling, selvom den allerede er indkaldt. Aflysning kan ske helt frem til starten af generalforsamlingen. En ny generalforsamling må indkaldes efter de sædvanlige regler for indkaldelse til ordinær generalforsamling. 

Kan selskabet udskyde en allerede indkaldt generalforsamling pga. COVID-19-situationen?
Nej, da det kræver alle mødeberettigedes accept at udskyde. Men det vil på selve generalforsamlingen være muligt at træffe beslutning om at udskyde, hvilket fx kan være relevant ved begrænset fremmøde på generalforsamlingen. Dette vil dog medføre, at der skal foretages en ny lovformelig indkaldelse, da det ikke er tilstrækkeligt, at deltagerne på den oprindeligt indkaldte generalforsamling underrettes om, hvornår den næste finder sted. 

Kan selskabet være forpligtet til at aflyse generalforsamlingen pga. COVID-19-situationen?

Ja, bestyrelsen i selskabet vil være forpligtet til at aflyse generalforsamlingen, hvis den ikke lovligt kan afvikles på grund af offentlige påbud (forsamlingsforbud eller lign.) og vil nok også være forpligtet til at aflyse, hvis det er åbenbart, at generalforsamlingens afholdelse påfører deltagerne en konkret fare, eller hvis langt hovedparten af deltagerne vil være forhindret i at deltage. 

Kan selskabet afholde fuldstændig elektronisk generalforsamling i stedet for en fysisk generalforsamling pga. COVID-19-situationen?
Selskaber kan kun afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling, hvis vedtægterne udtrykkeligt hjemler det. 

Beslutning om at foretage en fuldstændig elektronisk generalforsamling skal optages i selskabets vedtægter, jfr. SEL § 77, stk. 2. Uden en sådan vedtægtshjemmel er det ikke muligt for bestyrelsen at beslutte, at en kommende generalforsamling skal afholdes som fuldstændig elektronisk. 

Kan selskabet afholde delvis elektronisk generalforsamling pga. COVID-19-situationen?
Det vil i visse tilfælde være muligt for selskabet at afholde en delvis elektronisk generalforsamling, hvorved forstås, at deltagerne kan deltage elektronisk, herunder stemme elektronisk, selvom de ikke deltager fysisk i selve generalforsamlingen. 

Delvis elektronisk generalforsamling kræver ikke særskilt hjemmel i vedtægterne, jfr. SEL § 77, stk. 3, men indkaldelsen til generalforsamlingen skal angive, hvordan deltagerne tilmelder sig den elektroniske deltagelse og fremgangsmåden for elektronisk deltagelse. Oplysningskravet knytter sig til selve indkaldelsen, og det må derfor antages, at oplysninger om delvis elektronisk generalforsamling skal udsendes til deltagerne med det samme varsel, som almindeligvis gælder for indkaldelser.

Er indkaldelsen ikke allerede udsendt, kan bestyrelsen beslutte, at der skal afholdes delvis elektronisk generalforsamling, og oplysninger herom kan uden videre inkluderes i indkaldelsen. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at udbyderne af systemerne til afholdelse af delvis elektronisk generalforsamling kræver et vist varsel, og at det derfor af den grund rent praktisk kan være udfordrende at etablere en sådan med kort varsel.

Er indkaldelsen allerede udsendt men frist for rettidig indkaldelse ikke udløbet, kan bestyrelsen supplere eller ændre den allerede udsendte indkaldelse med de påkrævede oplysninger. De samme forhold som nævnt ovenfor gør sig også her gældende. 

Er indkaldelsen allerede udsendt og frist for rettidig indkaldelse udløbet, vil det formentlig ikke være muligt at opfyldelse selskabslovens formelle krav til afholdelse af delvis elektronisk generalforsamling. Det må dog antages, at generalforsamlingens dirigent (på forhånd) vil kunne beslutte, at de tekniske faciliteter, der anvendes ved en delvis elektronisk generalforsamling, alligevel kan anvendes. Dette forudsætter, at det tilbydes som et supplement til fysisk fremmøde, og dermed ikke forringer deltagernes retsstilling, herunder ret til at møde fysisk frem. Først og fremmest skal dirigenten sikre sig, at stemmeafgivningen (elektronisk) kan ske på betryggende vis.

Hvad kan selskabet gøre for at fremme generalforsamlingen på trods af COVID-19-situationen?
Ønsker selskabet så vidt muligt at afholde generalforsamlingen som planlagt, er der en række mulige tiltag, som selskabet kan benytte sig af, og hvor de stemmeberettigede samtidig bevarer deres stemmemulighed:

  • Anvende videooptagelser og webcasts på hele generalforsamlingen. 
  • Gøre de stemmeberettigede opmærksomme på muligheden for at afgive fuldmagt, eventuelt kombineret med at fristen for afgivelse af fuldmagt forlænges til den senest mulige dato.
  • Forlænge fristen for at afgive brevstemmer, så brevstemmer kan afgives helt frem til generalforsamlingens start.
  • Opfordre deltagerne på generalforsamlingen til i) at stille deres spørgsmål på forhånd eller ii) opfordre deltagerne til at stille deres spørgsmål efter generalforsamlingen, hvorefter selskabet kan offentliggøre deres besvarelse af spørgsmålene. 

Kan COVID-19-situationen begrunde en overskridelse af fristen for afholdelse af ordinær generalforsamling og indsendelse af årsrapporten til Erhvervsstyrelsen?
Nej, som udgangspunkt ikke, da lovgivningen ikke indeholder en sådan hjemmel. Det må dog antages, at overskridelse af frister mv. ikke vil være ulovlige, hvor generalforsamlingen er umuliggjort på grund af offentlige påbud (forsamlingsforbud eller lign.).

Erhvervsstyrelsen har dog endnu ikke på nuværende tidspunkt taget stilling til spørgsmålet. 

Kan selskabet nægte en deltager adgang til generalforsamlingen, hvis deltageren udviser tegn på COVID-19?
Ja. Det er muligt for dirigenten at gøre brug af bortvisning, hvor dette tydeligvis er nødvendigt af hensyn til mødets uforstyrrede forløb, jfr. SEL § 101, stk. 2. Hvis en fremmødt udviser tegn på COVID-19 og/eller der er begrundet og forøget smittefare, må generalforsamlingens dirigent antages at være berettiget til at afvise vedkommende af hensyn til de øvrige deltageres helbred. Rent praktisk er det muligt for dirigenten at delegere denne beføjelse til medhjælpere. I forbindelse med en sådan bortvisning bør den pågældende aktionær gives mulighed for i stedet at afgive fuldmagt til enten bestyrelsen eller en anden fuldmægtig efter den pågældendes valg.