Bech-Bruun samarbejde

Erhvervsministeren har udstedt to nye bekendtgørelser, der forlænger fristen for indsendelse af årsrapport og afholdelse af generalforsamling for henholdsvis ikke-noterede og børsnoterede virksomheder samt finansielle virksomheder.

I forlængelse af hasteloven, der blev vedtaget af Folketinget den 2. april 2020 (”Hasteloven”), og som er nærmere beskrevet i vores nyhedsbrev ”COVID-19: Forlængelse af frist for indsendelse af årsrapport”, har erhvervsministeren nu udstedt bekendtgørelse nr. 393 af 7. april 2020 (vedrørende virksomheder underlagt Erhvervsstyrelsen) og bekendtgørelse nr. 396 af 8. april 2020 (vedrørende virksomheder underlagt Finanstilsynet) (”Bekendtgørelserne”).

Bekendtgørelserne trådte i kraft den 8. april 2020 og kan ses her og her.

Du får i dette nyhedsbrev et overblik over Bekendtgørelsernes betydning for godkendelse af årsrapporter og afholdelse af generalforsamlinger og de frister, der knytter sig hertil.

Hvornår skal virksomheden indsende årsrapport?
Som udgangspunkt skal godkendt årsrapport indsendes til Erhvervsstyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning for ikke-noterede virksomheder og senest fire måneder efter for børsnoterede. Tilsvarende skal finansielle virksomheder senest fire måneder efter regnskabsårets afslutning indsende godkendt årsrapport til Finanstilsynet.

Bekendtgørelserne indeholder en generel fristforlængelse, sådan at frist for indsendelse til hhv. Erhvervsstyrelsen og Finanstilsynet forlænges med tre måneder.

Det vil sige, at børsnoterede og finansielle virksomheder skal indsende årsrapport senest den 31. juli 2020, imens fristen for indsendelse af årsrapport for alle andre virksomheder, som er omfattet af årsregnskabsloven, er senest den 31. august 2020. Indsendelsen skal dog (stadig) ske uden ugrundet ophold efter, at årsrapporten er blevet godkendt på generalforsamlingen.

Parallelt med den generelle fristforlængelse, der indføres med Bekendtgørelserne, gælder stadig en specifik fristforlængelse. Denne indebærer, at virksomheder, der på grund af forsamlingsforbuddet ikke kan afholde generalforsamling, skal indsende godkendt årsrapport senest otte uger efter, at forsamlingsforbuddet ophører. Denne frist vil dog kun blive relevant, hvis forsamlingsforbuddet forlænges til efter den 31. maj 2020. Se nedenfor information om muligheden for at afholde elektronisk generalforsamling.

Udnyttelse af muligheden for at indsende årsrapport efter fire/fem måneders-fristen men indenfor den generelle fristforlængelse, dvs. hhv. den 31. juli og den 31. august 2020, kræver ingen handling fra virksomhedernes side.

Indsendelse af årsrapport på baggrund af den specifikke fristforlængelse (dvs. otte-ugersfristen efter forbuddets ophør) kræver, at virksomheden giver Erhvervsstyrelsen meddelelse herom (på indberet@erst.dk), senest på tidspunktet for udløbet af den generelle frist for indsendelse. Finansielle virksomheder skal udover at give meddelelse til Erhvervsstyrelsen også give meddelelse til Finanstilsynet (på covid-19@ftnet.dk).

Forlængelse af fristen gælder for de virksomheder, hvis regnskabsår afsluttes i perioden fra den 31. oktober 2019 til og med den 30. april 2020 og gælder tilsvarende for filialer af udenlandske virksomheder, der er pligtige til at sende årsrapport eller undtagelseserklæring til Erhvervsstyrelsen i medfør af reglerne i årsregnskabsloven.

(Nyhedsbrevet fortsætter under billedet)

Hvad med særlige vedtægtsfrister?
Så godt som alle virksomheder har i deres vedtægter bl.a. bestemmelser om, hvornår der skal foretages indkaldelse eller ske afholdelse af den ordinære generalforsamling. Bekendtgørelserne indeholder tilsvarende generel hjemmel til, at virksomheder midlertidigt kan fravige sådanne vedtægtsfrister. Bekendtgørelserne har på dette punkt virkning allerede fra den 1. marts 2020.

Særlige frister for optagelse af forslag på dagsordenen
Efter selskabslovens regler har aktionærer ret til at få et bestemt emne optaget på generalforsamlingen i et aktieselskab, hvis emnet er fremsat skriftligt seks uger før generalforsamlingen.

For børsnoterede selskaber gælder herudover en pligt til at offentliggøre datoen for påtænkt afholdelse af den ordinære generalforsamling og datoen for fremsættelse af krav om optagelse af et bestemt emne på dagsordenen senest otte uger før afholdelse af generalforsamlingen, jf. selskabslovens § 90, stk. 3.

Med Bekendtgørelserne kan selskaberne nu vælge at fravige de frister, der fremgår af selskabslovens § 90, stk. 2 og stk. 3, så længe, at selskabets aktionærer har haft rimelig mulighed for at få emner optaget på dagsordenen.

Det fremgår hverken af Hasteloven eller Bekendtgørelserne, hvad der menes med ”rimelig mulighed”, og det er dermed op til det centrale ledelsesorgan at træffe beslutning ud fra en skønsmæssig afvejning. Det fremgår dog udtrykkeligt, at betingelsen for børsnoterede selskaber vil anses for opfyldt i tilfælde, hvor den ordinære generalforsamling allerede har været indkaldt under overholdelse af § 90, stk. 2 og stk. 3, men derefter aflyses og senere genindkaldes med sædvanligt varsel.

Kan virksomheden vælge at afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling?
I vores nyhedsbrev ”COVID-19: Om generalforsamlinger og intern viden”, beskrev vi, at selskabet kun kan afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling uden fysisk fremmøde, hvis dette udtrykkeligt fremgår af selskabets vedtægter, jf. selskabslovens § 77, stk. 2. I lyset af COVID-19-situationen er det med hjemmel i Bekendtgørelserne nu muligt for selskabet at afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling også uden vedtægtshjemmel, hvis generalforsamlingen afholdes senest otte uger efter ophør af forsamlingsforbuddet.

Muligheden for at afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling gælder for både børsnoterede og ikke-noterede erhvervsdrivende selskaber, samt gensidige forsikringsselskaber, tværgående pensionskasser, andelskasser, sparekasser, investeringsforeninger og SIKAV’er.

Afholdelse af en fuldstændig elektronisk generalforsamling skal derudover ske i overensstemmelse med selskabslovens regler, der bl.a. stiller særlige krav til indhold af indkaldelse mv. Hvis selskabet vælger at afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling, skal indkaldelsen således indeholde oplysninger om, på hvilken måde elektroniske medier finder anvendelse, ligesom det skal fremgå, hvordan kapitalejerne tilmelder sig til elektronisk deltagelse, og hvor de kan finde oplysninger om fremgangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen.

Afholdelse af en fuldstændig elektronisk generalforsamling vil desuden medføre yderligere praktisk koordination mellem fx selskabet, dirigenten, ledelsen og diverse it-leverandør, så afviklingen af generalforsamlingen sker sikkert og forsvarligt. Da der til denne løsning kræves særligt udstyr og teknisk assistance, anbefales det at iværksætte denne løsning senest tre uger før afholdelse af generalforsamlingen.

Særlige frister for fusioner og spaltninger
Når et selskab skal registrere eller anmelde en registrering for en vedtaget fusion eller spaltning, skal dette ske senest ved udløbet af indsendelsesfristen for årsrapporten for den periode, hvor tidspunktet for transaktionens regnskabsmæssige virkning indgår, dog senest et år efter Erhvervsstyrelsens offentliggørelse af modtagelsen af oplysninger om den påtænkte transaktion.
Med Bekendtgørelserne er denne frist nu udskudt til at være senest otte uger efter ophør af et forbud mod afholdelse og deltagelse i større forsamlinger.

Særlige frister for omlægning af regnskabsår
Hvis et selskab på en generalforsamling træffer beslutning om omlægning af regnskabsår, skal dette træffes i så god tid, at anmeldelse herom kan indsendes til Erhvervsstyrelsen, så den er modtaget senest fem måneder efter udløbet af det regnskabsår, som ønskes ændret, dog senest fem måneder efter omlægningsperiodens udløb, jf. årsregnskabslovens § 15, stk. 4.

Med Bekendtgørelserne forlænges disse frister også generelt med tre måneder, sådan at anmeldelse skal indsendes, så den er modtaget i Erhvervsstyrelsen senest otte måneder efter udløbet af det regnskabsår, som ønskes ændret, dog senest otte måneder efter omlægningsperiodens udløb. Fristen er syv måneder for børsnoterede virksomheder.

Bestemmelsen gælder kun for regnskabsår, der afsluttes i perioden fra den 31. oktober 2019 til og med den 30. april 2020.