Bech-Bruun samarbejde

Sundheds- og ældreministeren har med virkning fra den 18. marts 2020 udstedt et forbud mod afholdelse af og deltagelse i større forsamlinger, arrangementer mv., herunder generalforsamlinger, med mere end 10 deltagere (”Forsamlingsforbuddet”). Sundheds- og ældreministeren har samtidig forlænget fristen for indsendelse af årsrapport, hvilket indebærer, at årsrapporten nu skal indsendes senest otte uger efter Forsamlingsforbuddets ophør (”Fristforlængelsen”).

Dette er en opdatering af vores nyhedsbrev ”COVID-19: Om generalforsamlinger og intern viden” af 13. marts 2020.

Bekendtgørelsen (nr. 224 af 17. marts 2020) om Forsamlingsforbuddet kan ses her, og bekendtgørelsen (nr. 223 af 17. marts 2020) om Fristforlængelsen kan ses her.

Marts og april er højsæson for afholdelse af generalforsamlinger i børsnoterede selskaber og andre virksomheder, som har kalenderåret som regnskabsår, og udbruddet og spredningen af COVID-19 giver derfor anledning til en række problemstillinger, som selskaberne kan blive nødt til at forholde sig til. Børsnoterede selskaber bør også vurdere, om COVID-19-situationen har en sådan betydning for selskabets forhold, at effekterne af COVID-19 udgør intern viden. Vi har nedenfor beskrevet en række af de forhold, som man skal være opmærksom på.

1. Kan selskabet aflyse en allerede indkaldt generalforsamling pga. COVID-19-situationen?
Ja, det er muligt for selskabets bestyrelse at aflyse en generalforsamling, selvom den allerede er indkaldt. Aflysning kan ske helt frem til starten af generalforsamlingen. 

Hvis selskabet vælger at aflyse generalforsamlingen, skal selskabet indkalde til en ny ordinær generalforsamling. Selskabet skal være særlig opmærksom på at overholde de forskellige frister i relation til generalforsamlingen og årsrapporten. 

Indkaldelse til generalforsamlingen skal i unoterede selskaber foretages tidligst fire uger og senest to uger før generalforsamlingen. For børsnoterede selskaber skal indkaldelse ske tidligst fem uger og senest tre uger før afholdelse af generalforsamlingen. Vedtægterne kan også indeholde andre fristkrav. 

Den godkendte årsrapport skal som udgangspunkt indsendes til Erhvervsstyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning for almindelige kapitalselskaber (dvs. den 31. maj 2020) og fire måneder for børsnoterede selskaber (dvs. den 30. april 2020). Fristforlængelsen giver imidlertid nu mulighed for, at virksomheder omfattet af årsregnskabsloven – under visse betingelser – kan indsende deres årsrapporter indtil otte uger efter Forsamlingsforbuddets ophør. Vi henviser til vores nyhedsbrev ”COVID-19: Forsamlingsforbud, indsendelse af årsrapport og generalforsamlinger”, som indeholder nærmere oplysninger om Fristforlængelsen.


2. Hvordan skal selskabet oplyse om en aflyst generalforsamling?
Selskabet skal give meddelelse om en aflysning af generalforsamlingen på samme måde, som det indkaldte til generalforsamlingen. Aflysningen skal kommunikeres via selskabets hjemmeside, en selskabsmeddelelse (for børsnoterede selskaber), e-mail eller brev til kapitalejere, som har anmodet herom, og eventuelle andre kommunikationsformer, som fremgår af selskabets vedtægter. Børsnoterede selskaber skal desuden være opmærksomme på, at en aflysning af generalforsamlingen forskyder andre datoer i selskabets finanskalender, herunder datoen for udbetaling af udbytte, og at en ny dato derfor skal offentliggøres.


3. Kan selskabet udskyde en allerede indkaldt generalforsamling pga. COVID-19-situationen?

Nej, der er ikke mulighed for at udskyde en allerede indkaldt generalforsamling. Selskabet vil i praksis være nødt til at aflyse generalforsamlingen og indkalde til en ny generalforsamling i overensstemmelse med gældende form- og fristkrav som beskrevet ovenfor.


4. Er selskabet forpligtet til at aflyse generalforsamlingen pga. Forsamlingsforbuddet?
Ja, bestyrelsen i selskabet er forpligtet til at aflyse generalforsamlingen, hvis den ikke lovligt kan afvikles på grund af Forsamlingsforbuddet. Overtrædelse af Forsamlingsforbuddet kan straffes med bøde, og virksomheder kan pålægges strafansvar i henhold til straffeloven.

Uanset om COVID-19-situationen medfører, at selskabet vil være forpligtet til at aflyse generalforsamlingen, skal selskabet som udgangspunkt stadig overholde de i selskabsloven og årsregnskabsloven gældende frister om afholdelse af ordinær generalforsamling og indsendelse af årsrapport. Fristforlængelsen giver imidlertid et stort antal selskaber en længere frist til at indsende deres årsrapport.


5. Kan selskabet afholde fuldstændig elektronisk generalforsamling i stedet for en fysisk generalforsamling pga. COVID-19-situationen?

Selskabet kan kun afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling, hvis vedtægterne udtrykkeligt hjemler denne mulighed. Hvis selskabets vedtægter giver mulighed for at afholde fuldstændig elektronisk generalforsamling, kan selskabet ikke udnytte Fristforlængelsen.

Beslutning om at foretage en fuldstændig elektronisk generalforsamling skal optages i selskabets vedtægter, jf. selskabslovens § 77, stk. 2. Uden en sådan vedtægtshjemmel er det ikke muligt for bestyrelsen at beslutte, at en kommende generalforsamling skal afholdes som fuldstændig elektronisk. 


6. Kan selskabet afholde delvis elektronisk generalforsamling pga. COVID-19-situationen?
Det vil være muligt for selskabet at afholde en delvis elektronisk generalforsamling, hvorved forstås, at deltagerne kan deltage elektronisk, herunder stemme elektronisk, selvom de ikke deltager fysisk i selve generalforsamlingen. 

Delvis elektronisk generalforsamling kræver ikke særskilt hjemmel i vedtægterne, men indkaldelsen til generalforsamlingen skal angive, hvordan deltagerne tilmelder sig den elektroniske deltagelse og fremgangsmåden for elektronisk deltagelse. Oplysningskravet knytter sig til selve indkaldelsen, og det må derfor antages, at oplysninger om delvis elektronisk generalforsamling skal udsendes til deltagerne med det samme varsel, som almindeligvis gælder for indkaldelser.

Er indkaldelsen ikke allerede udsendt, kan bestyrelsen beslutte, at der skal afholdes delvis elektronisk generalforsamling, og oplysninger herom kan uden videre inkluderes i indkaldelsen. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at udbyderne af systemerne til afholdelse af delvis elektronisk generalforsamling kræver et vist varsel, og at det derfor af den grund rent praktisk kan være udfordrende at etablere et system med kort varsel. 

Er indkaldelsen allerede udsendt, men frist for rettidig indkaldelse ikke udløbet, kan bestyrelsen supplere eller ændre den allerede udsendte indkaldelse med de påkrævede oplysninger. De samme forhold som nævnt ovenfor gør sig også her gældende. 

Er indkaldelsen allerede udsendt og frist for rettidig indkaldelse udløbet, vil det ikke være muligt at opfylde selskabslovens formelle krav til afholdelse af delvis elektronisk generalforsamling. Det må dog formentlig antages, at generalforsamlingens dirigent (på forhånd) vil kunne beslutte, at de tekniske faciliteter, der anvendes ved en delvis elektronisk generalforsamling, alligevel kan anvendes. Dette forudsætter, at det tilbydes som et supplement til fysisk fremmøde, og dermed ikke forringer deltagernes retsstilling, herunder ret til at møde fysisk frem. Først og fremmest skal dirigenten sikre sig, at stemmeafgivningen (elektronisk) kan ske på betryggende vis.

7. Hvad kan selskabet gøre for at fremme generalforsamlingen på trods af COVID-19-situationen?
Ønsker selskabet så vidt muligt at afholde generalforsamlingen som planlagt, er der en række mulige tiltag, som reducerer risikoen for at måtte aflyse generalforsamlingen samtidig med, at de stemmeberettigede kapitalejere bevarer deres stemmemulighed:

  • Anvende videooptagelser og webcast for hele generalforsamlingen. 
  • Opfordre de stemmeberettigede til at afgive instruktionsfuldmagt eller fuldmagt til bestyrelsen – eventuelt kombineret med at fristen for afgivelse af fuldmagter forlænges til den senest mulige dato, og ellers at fuldmagter til tilstedeværende i videst muligt omfang benyttes, f.eks. til andre kapitalejere, hvilket kan ske frem til generalforsamlingens start – og også under generalforsamlingen.   
  • Forlænge fristen for at afgive brevstemmer, så brevstemmer kan afgives helt frem til generalforsamlingens start.
  • Opfordre deltagerne på generalforsamlingen til i) at stille deres spørgsmål på forhånd eller ii) opfordre deltagerne til at stille deres spørgsmål efter generalforsamlingen, hvorefter selskabet kan offentliggøre besvarelse af spørgsmålene. 
  • Aflyse bespisning og anden servering samt eventuelle udstillinger og andre aktiviteter i tilknytning til generalforsamlingen.
  • Opfordre deltagerne til at følge Sundhedsstyrelsens gældende anbefalinger.
  • Indføre en række praktiske tiltag for at minimere smitterisiko, herunder sørge for passende mellemrum mellem opsatte stole mv.
  • Ved adgangskontrol tælle deltagerne (dvs. kapitalejere, dirigenten, revisor, rådgivere og alle andre personer, som er til stede under generalforsamlingen) for at sikre, at Forsamlingsforbuddet overholdes. 
  • Alternativt kan det overvejes at afholde generalforsamlingen i flere separate lokaler, hvor deltagere i nogle af lokalerne følger generalforsamlingen via webcast eller lignende, men således at disses stemme- og taleret sikres. Dette vil formentlig ikke være i strid med Forsamlingsforbuddet, men en forudgående dialog med myndighederne om en sådan afvikling af generalforsamlingen vil være hensigtsmæssig.
  • Reducere ledelsens tilstedeværelse, så kun de ledelsesmedlemmer, som skal tale på generalforsamlingen, er til stede.

8. Kan COVID-19-situationen begrunde en overskridelse af fristen for afholdelse af ordinær generalforsamling og indsendelse af årsrapporten til Erhvervsstyrelsen?
Nej, COVID-19-situationen kan ikke begrunde en overskridelse af fristen for afholdelse af ordinær generalforsamling og indsendelse af årsrapporten til Erhvervsstyrelsen. Fristforlængelsen giver imidlertid en lang række selskaber mulighed for at indsende årsrapporten indtil otte uger efter Forsamlingsforbuddets ophør.

Konsekvensen af en overskridelse af fristen for indsendelse af årsrapporten er, at selskabet vil modtage et påkrav om at indsende årsrapporten. Hvis selskabet ikke inden otte dage efter påkravet indsender en godkendt og revideret årsrapport, vil hvert medlem af bestyrelsen blive pålagt en personlig afgift, som forhøjes hver gang en af Erhvervsstyrelsen yderligere fastsat frist overskrides. Hvis selskabet slet ikke indsender en godkendt årsrapport, kan Erhvervsstyrelsen begære selskabet tvangsopløst.

9. Kan selskabet nægte en deltager adgang til generalforsamlingen, hvis deltageren udviser tegn på COVID-19?
Ja. Det er muligt for dirigenten at gøre brug af bortvisning/afvisning, hvor dette tydeligvis er nødvendigt af hensyn til mødets uforstyrrede forløb, og for at afholdelse af generalforsamlingen kan ske på en forsvarlig og hensigtsmæssig måde, jf. selskabslovens § 101, stk. 2. Hvis en fremmødt udviser tegn på COVID-19, og/eller der er begrundet og forøget smittefare, må generalforsamlingens dirigent antages at være berettiget til at afvise vedkommende af hensyn til de øvrige deltageres helbred. Rent praktisk er det muligt for dirigenten at delegere denne beføjelse til medhjælpere. 

I forbindelse med en sådan bortvisning bør den pågældende kapitalejer gives mulighed for i stedet at afgive fuldmagt til en tilstedeværende.

10. Kan selskabet ændre den fysiske lokation på generalforsamlingen efter indkaldelsen pga. COVID-19-situationen?
Nej, som udgangspunkt ikke.

Hvis det ikke er muligt at afholde generalforsamlingen på den lokation, som er angivet i den allerede udsendte indkaldelse, kræver en ændring af lokationen som udgangspunkt en ny lovformelig indkaldelse. 

Ud fra formålsbetragtninger vil det dog være muligt at flytte generalforsamlingen til en ny lokation (uden at udsende ny indkaldelse), forudsat at selskabet kan sikre, at de kapitalejere, der måtte give møde på den oprindeligt varslede lokation, uden videre får mulighed for at give møde på generalforsamlingen på den nye lokation. Dette kræver en vis organisering fra selskabets side, f.eks. at selskabet sørger for transport af deltagere fra den oprindelige lokation til den nye lokation.


11. Er det muligt for en forslagsstiller at tilbagetrække et forslag på en generalforsamling med henblik på at forkorte generalforsamlingens dagsorden?
Ja, det er muligt at trække et forslag tilbage, hvilket kan ske helt indtil det tidspunkt, hvor forslaget sættes til afstemning på generalforsamlingen. Det vil være muligt for bestyrelsen at aftale med en forslagsstiller, at behandlingen af forslaget udskydes til en ekstraordinær generalforsamling senere på året eller til næste års ordinære generalforsamling. Da forslaget allerede er sat på dagsordenen, kan enhver anden kapitalejer imidlertid overtage forslaget som sit eget, hvilket også kan ske på selve generalforsamlingen. Selskabet vil således ikke kunne være helt sikker på, at forslaget ikke kommer til behandling på generalforsamlingen og bør derfor overveje, om de afgivne fuldmagter og brevstemmer rummer hjemmel til bestyrelsen til at afvise forslaget, og om der er stemmer nok hertil.


12. Udgør effekterne af COVID-19 intern viden?
COVID-19 og effekterne heraf vil ramme forskelligt afhængigt af særligt de enkelte børsnoterede selskabers brancher og markeder. En del af oplysningerne om COVID-19 er offentligt tilgængelige og bliver løbende opdateret af de relevante myndigheder. 

Det er i den sammenhæng vigtigt for de børsnoterede selskaber løbende at indsamle og vurdere, om de afledte effekter af COVID-19 udgør intern viden som følge af effekternes påvirkning af f.eks. produktionskapacitet, omsætningsnedgang, medarbejderkapacitet m.v. Dette forhold har da også ført til, at European Securities and Markets Authority (ESMA) den 11. marts 2020 har udstedt en særlig anbefaling (se link) herom.

Udgør effekterne intern viden om det enkelte børsnoterede selskab, har det bl.a. betydning for selskabets børscompliance ift. insiderlister, handelsvinduer samt håndtering af den løbende oplysningspligt.

I forhold til oplysningspligten er det særligt vigtigt at vurdere, om og i hvilket omfang COVID-19 påvirker børsselskabernes forventninger til regnskabsåret (og i bekræftende fald offentliggøre dette), eller om effekten p.t. er så usikker, at det vil være nødvendigt at offentliggøre en ”suspension” af de tidligere offentliggjorte forventninger, indtil der opnås en større forståelse og dermed kvantificerbar vurdering af de sandsynlige effekter for det enkelte selskab.